Zásady zpracování osobních údajů

1. Úvodní ustanovení a působnost

Tyto Zásady zpracování osobních údajů (dále jen „Zásady“) popisují, jak společnost KurzFactory, s.r.o., provozující službu pod značkou VertexRent (dále jen „správce“), zpracovává osobní údaje v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (GDPR) a souvisejícími právními předpisy České republiky. Zásady se vztahují na zájemce o pronájem, nájemce, řidiče a další řidiče, kontaktní osoby partnerů, návštěvníky webu vertexrent.cz a další osoby, jejichž údaje správce zpracovává. Zásady navazují na Všeobecné obchodní podmínky (dále jen „VOP“) a Ceník poplatků, sankcí a náhrad.

2. Správce osobních údajů

Správcem je KurzFactory, s.r.o., IČO 11817810, se sídlem Příčná 1892/4, Nové Město, 110 00 Praha 1, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl C, vložka 354397. Kontakt ve věcech osobních údajů: e-mail [email protected], telefon +420 777 729 793, provozovna Třebohostická 3069/14, Strašnice, 100 00 Praha 10. Správce nejmenoval pověřence pro ochranu osobních údajů (DPO). Ve věcech ochrany osobních údajů se můžete obracet na výše uvedené kontakty.

3. Definice pojmů

• Osobní údaj - jakákoli informace o identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě.
• Subjekt údajů - fyzická osoba, k níž se osobní údaje vztahují.
• Zpracování - jakákoli operace s osobními údaji (shromáždění, uložení, použití, předání, výmaz).
• Správce - subjekt, který určuje účely a prostředky zpracování, tj. KurzFactory, s.r.o.
• Zpracovatel - subjekt, který zpracovává osobní údaje pro správce na základě smlouvy o zpracování.

4. Zdroje osobních údajů

• přímo od subjektu údajů - z poptávky, rezervace, smlouvy, komunikace, předložených dokladů a při předání a vrácení vozidla,
• od třetích stran - od partnerů (hotely, concierge, event agentury), kteří zprostředkují poptávku nebo rezervaci, a od dalšího řidiče,
• z vlastní činnosti a technologií - z GPS a telematiky vozidla, fotodokumentace a videodokumentace, záznamů o škodách a servisu,
• z veřejných zdrojů a rejstříků - v nezbytném rozsahu pro ověření klienta, prevenci podvodů a uplatnění právních nároků.

5. Kategorie zpracovávaných osobních údajů

• identifikační údaje - jméno, příjmení, datum narození, číslo dokladu, podpis,
• kontaktní údaje - adresa, e-mail, telefon, doručovací nebo ubytovací adresa,
• údaje z dokladů a ověření klienta (KYC) - občanský průkaz nebo pas, řidičský průkaz, povolení k pobytu a jejich kopie či fotografie,
• rezervační a smluvní údaje - vozidlo, termín, místo, cena, kauce, kilometry, sjednaný balíček ochrany,
• platební a fakturační údaje - platební a bankovní údaje, fakturační údaje, údaje o platbách a blokacích,
• provozní a technické údaje - GPS a telematická data (poloha, trasa, styl jízdy, události), foto a video vozidla, stav tachometru a paliva,
• údaje o škodách, pokutách a nárocích - protokoly, dokumentace nehod, komunikace s pojišťovnou, servisem a úřady,
• údaje z komunikace - e-maily, zprávy (včetně WhatsApp a Telegram), telefonní hovory a interní poznámky,
• online identifikátory - IP adresa, cookies a marketingové identifikátory (viz Zásady používání cookies níže).

6. Účely a právní základy zpracování

• vyřízení poptávky a nabídky - jednání o smlouvě (čl. 6 odst. 1 písm. b GDPR),
• uzavření a plnění smlouvy o nájmu vozidla - plnění smlouvy (písm. b),
• ověření totožnosti a způsobilosti klienta (KYC), ochrana vozidel a prevence podvodů - oprávněný zájem (písm. f) a plnění smlouvy (písm. b),
• GPS monitoring a telematika - oprávněný zájem na ochraně majetku vysoké hodnoty a plnění smlouvy,
• řešení škod, pojistných událostí, pokut a právních nároků - oprávněný zájem a určení, výkon nebo obhajoba právních nároků (písm. f), případně právní povinnost (písm. c),
• účetnictví a daně - plnění právní povinnosti (písm. c),
• vyřizování reklamací a komunikace s klientem - plnění smlouvy a oprávněný zájem,
• přímý marketing vůči stávajícím zákazníkům - oprávněný zájem (písm. f) s právem vznést námitku; marketing vůči novým zájemcům - souhlas (písm. a),
• cookies a analytika - souhlas (písm. a); u nezbytných cookies oprávněný zájem nebo nezbytnost.

U zpracování založeného na oprávněném zájmu provedl správce test proporcionality a subjekt má právo vznést námitku (viz čl. 16 těchto Zásad).

7. GPS monitoring a telematika

Vozidla mohou být vybavena GPS, telematikou a zabezpečovacími systémy. Zpracovávána mohou být zejména poloha, trasa, pohyb, rychlostní anomálie, prudké zrychlení nebo brzdění a indikace rizikového užití. Účelem je ochrana majetku, bezpečnost, prevence krádeže, kontrola dodržení smluvního užívání a řešení škod, pokut a pojistných událostí. Údaje nejsou určeny k nepřiměřenému sledování soukromí klienta. Manipulace s GPS nebo telematikou je smluvně zakázána. Údaje se uchovávají zpravidla 3–12 měsíců, déle pouze při škodě, sporu, pokutě nebo právním nároku.

8. Kamerové a záznamové systémy

Vozidla mohou být vybavena kamerovým nebo záznamovým zařízením. Záznamy slouží k ochraně majetku, bezpečnosti a řešení škod a pojistných událostí. Provozovna může být monitorována kamerovým systémem; informace o monitoringu jsou v takovém případě umístěny u vstupu.

9. Povinnost poskytnutí údajů

Poskytnutí údajů pro uzavření a plnění smlouvy a pro ověření klienta je smluvním požadavkem a podmínkou předání vozidla. Bez poskytnutí nezbytných údajů nelze smlouvu uzavřít ani vozidlo předat. Poskytnutí údajů pro účetní a daňové účely je zákonným požadavkem. Poskytnutí údajů pro marketingové účely je dobrovolné a jeho neposkytnutí nemá vliv na uzavření smlouvy.

10. Příjemci a kategorie příjemců

• poskytovatelé IT a cloud (Google Workspace, hosting, CRM) - zpracovatel,
• platební a bankovní služby (platební brána, banka) - zpracovatel / samostatný správce,
• pojišťovna (likvidace pojistných událostí) - samostatný správce,
• servis a odtahová služba (opravy, diagnostika, odtah) - zpracovatel / samostatný správce,
• poskytovatel GPS / telematiky (sledovací a zabezpečovací systém) - zpracovatel,
• marketingové nástroje (e-mailing, Google, Meta) - zpracovatel / samostatný správce,
• advokáti, účetní, daňoví poradci - zpracovatel / samostatný správce,
• orgány veřejné moci (Policie ČR, úřady, soudy) - samostatný správce,
• partneři (hotely, concierge, agentury) zprostředkující rezervaci - samostatný správce.

Se zpracovateli jsou uzavřeny smlouvy o zpracování osobních údajů dle čl. 28 GDPR. Aktuální seznam zpracovatelů vede správce interně.

11. Předávání do třetích zemí

Někteří poskytovatelé technologií (zejména analytické a marketingové nástroje, např. Google a Meta) mohou zpracovávat údaje mimo EU/EHP. V takovém případě jsou využity vhodné záruky, zejména standardní smluvní doložky (SCC) nebo rozhodnutí o odpovídající úrovni ochrany (EU–US Data Privacy Framework).

12. Doba uchování

• poptávky bez uzavření smlouvy: zpravidla 12 měsíců,
• smluvní dokumentace: po dobu trvání smlouvy a následně typicky 10 let z účetních a právních důvodů,
• kopie dokladů a údaje z ověření klienta (KYC): pouze po nezbytnou dobu, pravidelně mazány podle interní politiky,
• GPS data: zpravidla 3–12 měsíců, déle pouze při škodě, sporu, pokutě nebo právním nároku,
• marketingový souhlas: do odvolání,
• cookies: dle nastavení cookie lišty,
• kamerové záznamy (pokud se používají): krátkodobě, déle při události.

13. Automatizované rozhodování a profilování

Správce zpravidla neprovádí rozhodování založené výhradně na automatizovaném zpracování, které by mělo pro subjekt právní účinky nebo se jej obdobně významně dotýkalo. Při ověření klienta a ochraně vozidel může správce vyhodnocovat rizikové faktory; konečné rozhodnutí o uzavření smlouvy nebo předání vozidla však vždy činí člověk.

14. Přímý marketing a obchodní sdělení

Obchodní sdělení zasíláme na základě souhlasu, případně oprávněného zájmu vůči stávajícím zákazníkům v souvislosti s obdobnou službou. Souhlas lze kdykoli odvolat a proti zpracování pro přímý marketing lze kdykoli vznést námitku; každé obchodní sdělení obsahuje možnost snadného odhlášení.

15. Práva subjektu údajů

Máte právo na přístup k údajům, jejich opravu, výmaz, omezení zpracování, přenositelnost, námitku proti zpracování na základě oprávněného zájmu včetně přímého marketingu a právo odvolat souhlas. Práva se uplatňují písemně na [email protected] nebo na adrese sídla správce. Správce může za účelem ochrany údajů požadovat ověření totožnosti žadatele. Žádost vyřídíme bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce; tuto lhůtu lze ve složitých případech prodloužit o další dva měsíce. Vyřízení je zpravidla bezplatné. Máte právo podat stížnost u dozorového úřadu: Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, www.uoou.cz.

16. Zabezpečení osobních údajů

Správce přijal vhodná technická a organizační opatření: omezení přístupu na oprávněné osoby, dvoufaktorové ověřování, šifrování přenosu, zálohování, pravidla pro mazání kopií dokladů, audit přístupů a povinnost mlčenlivosti. Komunikace přes Telegram a WhatsApp probíhá prostřednictvím externích poskytovatelů; doklady a citlivé údaje se přenášejí pouze v nezbytném rozsahu a následně mažou podle interní politiky.

17. Děti

Služba je určena osobám starším 21 let (řidič) a není zaměřena na děti. Správce vědomě nezpracovává údaje dětí nad nezbytný rozsah (např. cestující uvedení ve smlouvě).

18. Změny těchto zásad

Tyto Zásady mohou být aktualizovány. Aktuální znění je vždy zveřejněno na webu vertexrent.cz s uvedením data účinnosti a verze.

Zásady používání cookies

Cookies jsou malé soubory ukládané ve Vašem zařízení, které slouží k fungování webu, měření návštěvnosti a marketingu. Web vertexrent.cz používá cookies a podobné technologie.

Souhlas a jeho odvolání

Nezbytné cookies slouží k fungování webu a lze je používat bez souhlasu. Analytické a marketingové cookies se spouští až po aktivním souhlasu návštěvníka v cookie liště. Souhlas lze kdykoli změnit nebo odvolat prostřednictvím nastavení cookies na webu nebo změnou nastavení prohlížeče.

Kategorie cookies

• Nezbytné (zabezpečení, formuláře, jazyk, session) - oprávněný zájem / nezbytnost, fungují vždy,
• Analytické (Google Analytics 4) - spouští se až po souhlasu,
• Marketingové (Meta Pixel a další nástroje nasazené přes Google Tag Manager) - spouští se až po souhlasu,
• Preferenční (uložené volby uživatele) - souhlas nebo nezbytnost dle funkce.

Přehled konkrétních cookies

• Google Analytics 4 - měření návštěvnosti - analytické - doba uložení až 2 roky,
• Meta Pixel - marketing a remarketing - marketingové - doba uložení typicky 3 měsíce,
• session / CSRF - fungování webu a formulářů - nezbytné - po dobu relace,
• uložené preference (včetně volby cookies) - preferenční - dle nastavení cookie lišty.

Marketingové a analytické nástroje (Google, Meta) mohou vystupovat jako samostatní správci nebo zpracovatelé a předávat údaje mimo EU/EHP.

Kontakt

KurzFactory, s.r.o., Příčná 1892/4, Nové Město, 110 00 Praha 1 • e-mail [email protected] • telefon +420 777 729 793 • web vertexrent.cz

Účinnost od 16. 7. 2026 • Verze 1.0